Microsoft Teams運用ルール案

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Team(チーム)／Channel(チャネル)作成指針

Microsoft Teamsは仕事で使うリソースを一箇所に集めて、業務に集中するためのツール

Team(チーム)は、組織ではなく「仕事」で構成する

現代は、部署・会社を超えたプロジェクトへの参画が多い（一人が同時に複数のプロジェクトに参加している）

公開範囲設定はTeam単位のため、誰とコラボレーションするかで考える

Channel(チャネル)は、「目的」ごとに構成する

目的ごとに分かれていれば、参加メンバが必要なChannelのみをチェックすればよい

単純に組織構造をそのままTeam/Channelに当てはめるのは、アンチパターン

Team作成時の名称は適切な英名とし、作成後に和名に変更する

理由

Team名はそのままSharePointサイト名 = SharePointのURLとなる（URLに日本語は含まれない）

Team名を変更してもSharePointのURLは変わらないが、URLは変更できない

https://gyazo.com/b13faf4068d0785e8bc8f18169e2563e

チームの目的を設定する（wiki にプロジェクト憲章を記載）

理由

チームの目的、メンバーに期待する資質、メンバーの役割、ゴールを明確にする

https://gyazo.com/b0d3b73370408e4d12c42231de1aaf13

Channel作成時の名称は適切な英名とし、作成後に和名に変更する

理由

TeamsのChannel名はそのままSharePoint Document Listのフォルダ名となる

Channel名を変更してもSharePointのフォルダ名は変わらない（SharePointのフォルダ名を変更すると、TeamsのChannelとの紐付けが失われる）

Channel名のプレフィックスに連番を使う（e.g. 「01_Channel」）

理由

Channelは項目の並べ替えができないため、プレフィックスで制御する

重要なもの、みんなに見てもらいたいものは上にもってくる

https://gyazo.com/742e2c4bf5b8810d452b7e7a1a708b31

何でもかんでも@Teamメンションしない

理由

伝えたい相手以外にも通知が飛ぶ（オオカミ少年となり、本当に伝えたい投稿が無視される）

スレッドを立てる際は件名を付ける

理由

何についてのスレッドかがわかりやすくなり、後から話の流れを追いやすい

ファイル添付は、直接Drag & Dropするのではなく、一度フォルダに保管したあとで！

理由

Channelフォルダの直下に格納されてしまい、後から見たときに見通しが悪い

Teamsリアクションの意味合いを統一し、積極的に利用する

理由

それぞれが別の意味でTeamsリアクションを利用すると混乱する

「@mention 了解」など一言コメントよりも早い

例

👍「いいね」は、既読、承認を意味する

参考